Subunternehmer einladen & Einladungen annehmen
Subunternehmer einladen
Arbeiten Sie auf einer Ihrer eigenen Baustellen oder auf einer Fremdbaustelle mit einem anderen Unternehmen zusammen, können Sie dieses als Subunternehmen einladen. So erhält Ihr Subunternehmer ebenfalls Zugriff auf die Baustellendaten im BauID-System und die Mitarbeiter:innen können auf der Baustelle gescannt werden.
Abbildung 1: Baustelleneinladungen verwalten
Öffnen Sie das Baustellendetail der Baustelle, zu welcher Sie weitere Subunternehmer einladen möchten:
- Eigenbaustelle: Sind Sie Generalunternehmer auf der Baustelle, können Sie definieren, welche Subunternehmer Sie einladen und ob diese ihrerseits weitere Subunternehmer einladen dürfen.
- Fremdbaustelle: Wurden Sie zu einer Baustelle als Subunternehmer eingeladen, wurde bereits bei der Einladung definiert, ob Sie selbst Subunternehmer zur Fremdbaustelle einladen dürfen oder nicht.
Im Tab Sub-Unternehmen > Baustelleneinladungen können Sie im oberen Seitenbereich neue Einladungen erstellen und darunter den Status bereits versandter Einladungen einsehen:
Abbildung 2: Übersicht der Baustelleneinladungen im Baustellendetail
Wenn Sie einen Sub-Unternehmer einer Baustelle zuordnen möchten, können Sie einen permanenten Geschäftspartner zuweisen (Permanente Geschäftspartner sind Unternehmen, mit denen Sie sehr häufig zusammenarbeiten. Eine Einladung zu einer dauerhaften Partnerschaft muss einmal versendet und angenommen werden, damit der permanente Geschäftspartner dann in mehreren Baustellen einfach zugewiesen werden kann. Siehe hierzu die entsprechende Anleitung).
Alternativ können Sie ein anderes Unternehmen per E-Mail oder per Einladungscode nur zu dieser Baustelle einladen.
Einladung per Code
Abbildung 3 Einladungscode generieren
Diese Methode können Sie anwenden, wenn Sie das Unternehmen persönlich außerhalb des BauID Systems kontaktieren möchten, z.B. per Messenger App oder Brief. Der so versandte Code muss dann durch das eingeladene Unternehmen im BauID Portal auf der Seite Baustelle > Baustellenverwalter über den Button “Code eingeben” im Kopf der Seite eingetragen werden, um die Einladung anzunehmen.
Tragen Sie den Namen des Empfängers ein. Sie können keine Sammeleinladung erstellen. Möchten Sie mehr als 1 Unternehmen einladen, müssen Sie für jedes Unternehmen eine eigene Einladung versenden.
Wählen Sie einen Vertragstyp aus und definieren Sie, ob das Unternehmen, welches Sie einladen, ebenfalls weitere Sub-Unternehmer zur Baustelle einladen darf.
Wählen Sie ein Gewerk für das Unternehmen aus, um es in der Sub-Unternehmerkette besser einordnen zu können.
Kopieren Sie den Einladungscode und übermitteln Sie ihn an das Unternehmen. Das eingeladene Unternehmen kann dann den Code im BauID System eingeben.
Einladung per E-Mail
Abbildung 4 Optionen beim Versand einer Baustelleneinladung per E-Mail
Tragen Sie die E-Mailadresse eines Unternehmens ein, welches Sie einladen möchten. Sie können keine Sammeleinladung erstellen. Möchten Sie mehr als 1 Unternehmen einladen, müssen Sie für jedes Unternehmen eine eigene Einladung versenden.
Wählen Sie einen Vertragstyp aus und definieren Sie, ob das Unternehmen, welches Sie einladen, ebenfalls weitere Sub-Unternehmer zur Baustelle einladen darf.
Wählen Sie ein Gewerk für das Unternehmen aus, um es in der Sub-Unternehmerkette besser einordnen zu können.
Zudem können Sie noch den Titel der E-Mail anpassen und einen Kommentar bzw. einen Text erfassen, welcher dem Unternehmen in der E-Mail angezeigt wird.
Haben Sie die Eingaben vervollständigt, klicken Sie auf den blauen Button „E-Mail Einladung senden“.
Statusübersicht der Baustelleneinladungen
Abbildung 5 Statusübersicht der versendeten Baustelleneinladungen
In der Tabelle unterhalb des Einladungsbereichs, sehen Sie den Status aller Einladungen, die bereits versendet wurden.
Abhängig vom Status in der Spalte „Status“ können Sie in der letzten Spalte unterschiedliche Aktionen durchführen.
- Ist die Einladung abgelaufen (per Default ist sie 10 Tage gültig), können Sie die Einladung um weitere 10 Tage verlängern.
- Ist die Einladung abgelehnt worden, können Sie sie erneut versenden und somit erneuern
- Ist die Einladung im Status „Eingeladen“ können Sie die Einladung stornieren.
- Mit Klick auf das Auge-Symbol können Sie die Einladung wie sie versendet wurde, nochmals einsehen.
Möchten Sie ein Unternehmen, welches die Einladung bereits akzeptiert hat, wieder von der Baustelle entfernen, müssen Sie dies in der Sub-unternehmerkette tun (siehe Anleitung dazu).
Baustelleneinladung annehmen
Einladung per Code annehmen
Haben Sie eine Einladung per Code erhalten, rufen Sie die Baustellenliste unter Baustellen > Baustellen verwalten auf und klicken Sie auf den Button „Einladungscode eingeben“ im Kopf der Seite. Es öffnet sich folgendes Fenster, in welchem Sie den Code eingeben können:
Abbildung 6 Einladungscode eingeben
Einladungszusammenfassung (Code und E-Mail)
Haben Sie den Code eingegeben oder auf den Link in der Einladungsmail geklickt, gelangen Sie auf folgende Seite, auf welcher die Details der Baustelle, zu der Sie eingeladen wurden, zusammengefasst sind:
Abbildung 7 Einladungszusammenfassung
Sind Sie fälschlicherweise zur Baustelle eingeladen worden oder möchten Sie dort nicht als Sub-Unternehmer tätig sein, können Sie die Einladung ablehnen. Ein Klick auf den Button „Einladung ablehnen“ öffnet ein Modalfenster und Sie können einen Kommentar hinterlassen.
Möchten Sie die Einladung annehmen, klicken Sie auf den blauen Button „Einladung annehmen“, um Zugriff auf die Baustelle zu erhalten. Sie können einen optionalen Kommentar hinterlassen.