Personendokumente verwalten

Im Personendetail können Sie im Tab „Dokumente“ Personendokumente Ihrer Arbeiter:innen hochladen und verwalten. Dazu gehören unter anderem Ausweisdokumente, Arbeitsverträge oder baustellenbezogene Dokumente, wie ein ZKO-Nachweis.

Die hier hochgeladenen Dokumente sind einerseits relevant für die Bestellung einer BauID Karte, werden andererseits auch in der BauID Scan-App und BauID Kontroll-App angezeigt, wenn die BauID Karte der Person gescannt wird.

Navigation durch die Dokumente

Abbildung 1 Aufbau der Dokumente

  • Ist eine Person einer Baustelle zugeordnet oder mindestens einmal auf einer Baustelle mit ihrer BauID Karte gescannt worden, können Sie hier die Baustelle auswählen, um baustellenbezogene Dokumente, wie z.B. den ZKO-Nachweis, hochzuladen und einsehen zu können.
  • Über diese Buttons können Sie zwischen dem Bereich „gesetzliche Dokumente“ und „Sonstige Dokumente“ wechseln.

Gesetzliche Dokumente:

Hier finden Sie die systemweit vorgegebene Ordnerstruktur zum Ablegen gesetzlicher Dokumente wie z.B. den Ausweisdokumenten                       (Reisepass, Personalausweis etc.). Dieser Bereich ist aktuell wie folgt aufgebaut:

Vor Arbeitsbeginn:

Monatliche Unterlagen

  • Arbeitsaufzeichnung
  • Lohnaufzeichnung
  • Lohnzahlungsnachweise
  • Lohnzettel
  • Arbeitsvertrag oder Dienstzettel
  • Lohneinstufung
  • ÖGK
  • ZKO Nachweis (nur sichtbar, wenn eine Baustelle ausgewählt wurde)

Sonstige Dokumente

  1. Hier kann Ihr Firmenadministrator für Ihr Unternehmen eine eigene Ordnerstruktur nach Ihren Bedürfnissen anlegen. Die Ordnerstruktur kann in der Navigation unter Verwaltung > Einstellungen > Unternehmenseinstellungen vorgenommen werden. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite „Unternehmenseinstellungen“.
  • Dies ist ein Ordner. Ein Klick auf das Element öffnet die darunterliegenden Inhalte. In der Brotkrumen Navigation darüber können Sie den Pfad, den Sie in der Navigation durch die Ordnerstruktur genommen haben, nachvollziehen. Über das Link-Symbol in der rechten Ecke des Ordners können Sie einen Link generieren, der direkt auf diesen Ordner führt:

Abbildung 2 Link-Symbol zum Generieren eines Direkt-Links

  • Dies ist ein Panel, es kann 1 oder mehr Dokumentenboxen enthalten. In den Dokumentenboxen werden die Dokumente hochgeladen und Metadaten hinterlegt. Ein Klick auf den Pfeil in der rechten Ecke des Panels öffnet und schließt das Element. Über das Link-Symbol in der rechten Ecke des Panels können Sie einen Link generieren, der direkt auf dieses Panel führt.

Abbildung 3 Geöffnetes Panel mit einer befüllten Dokumentenbox

Läuft eines der im Panel enthaltenen Dokumente bald ab oder fehlt ein Pflichtdokument, wird ein entsprechender Status im Panel angezeigt (in diesem Beispiel die rote Box im Kopf des Panels „Fehlendes Dokument“)

Dokumente hochladen, nachbearbeiten und löschen

Möchten Sie ein Dokument hochladen, öffnen Sie das gewünschte Panel und klicken Sie auf den Button „Dateien durchsuchen“. Achten Sie darauf, dass nicht alle Dateitypen zum Upload zugelassen sind, in der Regel sind zugelassene Dateitypen: „pdf, gif, jpg, jpeg und png. Dies kann aber je Panel unterschiedlich sein. Unterhalb es Buttons ist gelistet, welche Dateitypen zulässig sind:

Abbildung 4 Neues Datei in Dokumentenbox hochladen

Nach Klick auf „Dateien durchsuchen“ öffnet sich der Dateimanager ihres Geräts und Sie können 1 bis x Dateien auswählen, die Sie in dieser Dokumentenbox zu einem Dokument, z.B. Arbeitsvertrag, hochladen möchten:

Abbildung 5 Dateimanager Ihres Geräts. 2 Dateien sind für den Upload ausgewählt

Klicken Sie im Dateimanager auf „Öffnen“, um die Dateien auszuwählen. Es öffnet sich dann ein Modalfenster in welchem Sie die Metadaten zu dem Dokument eintragen können:

Abbildung 6 Modalfenster zum Eintragen der Metadaten für das Dokument welches in der Dokumentenbox angelegt wird

In jedem Panel sind bestimmte Dokumentenklassen erlaubt, im Panel „Identifikation“ sind zum Beispiel die Dokumentenklassen „Reisepass“, “Personalausweis“ und „Führerschein und Staatsbürgerschaftsnachweis“ verfügbar. Zu jeder Dokumentenklasse kann 1 Dokumentenbox mit 1 Wählen Sie die Dokumentenklassen aus, die auf die ausgewählten Dateien zutreffen. Im Feld Titel können Sie einen Titel des Dokuments eintragen. Das Feld ist mit der Dokumentenklasse vorbefüllt, kann aber nach Belieben editiert werden.

Optional können Sie einen Gültigkeitszeitraum eintragen. Ist eine Gültigkeit mit einem Zeitraum angelegt, erhalten Sie eine Erinnerung, wenn das Dokument kurz davor ist abzulaufen bzw. wenn es abgelaufen ist.

Klicken Sie auf „Dokument hinzufügen“, wenn Sie das Dokument mit den ausgewählten Dateien anlegen möchten.

Es erscheint dann im Panel die angelegte Dokumentenbox mit den hinterlegten Daten:

Abbildung 7  Neu angelegte Dokumentenbox im Panel „Arbeitsvertrag oder Dienstzettel“ mit geöffnetem Kontext-Menü

Ein Klick auf das Kontext-Menü (hinterlegt auf der rechten Seite der Dokumentenbox unter den 3 vertikalen Punkten) öffnet die Option, die Metadaten nachzubearbeiten oder die Dokumentenbox komplett zu löschen.

Löschen Sie die Dokumentenbox, haben Sie die Möglichkeit neue Dateien hochzuladen und die Dokumentenbox neu zu befüllen.

Möchten Sie die in der Dokumentenbox hochgeladenen Dateien aktualisieren, können Sie einfach erneut auf den Button „Dateien durchsuchen“ klicken und können die Dateien mit einem neuen Upload überschreiben. Sie haben dann auch erneut die Möglichkeit, die Metadaten zu überarbeiten.