Neue Person anlegen
Möchten Sie einen gewerblichen Mitarbeiter für Ihr Unternehmen anlegen, um
- eine BauID-Karte für die Person zu bestellen
- die Person einer Baustelle zuzuordnen, damit sie dort arbeiten kann
dann klicken Sie auf der Seite Personen verwalten oberhalb der Tabelle auf den blauen Button Neue hinzufügen:
Abbildung 1: Personenübersicht mit dem Button „Neue hinzufügen“
Nach Klick auf den Button Neue hinzufügen öffnet sich ein Fenster. In diesem können buagpflichtige Personen mittels AKZ (Arbeiterkennzeichen bei der BUAK) und Geburtsdatum angelegt werden. Für nicht buagpflichtige Unternehmen den Button Überspringen wählen.
Abbildung 2: Anlage einer Person mittels AKZ und Geburtsdatum
Nach Bestätigung der Daten über den Button Personen hinzufügen mit AKZ öffnet sich das Formular mit den gefundenen Datensätzen. Die hier angezeigten Daten sollten Sie immer überprüfen.
Beim Überspringen wird Ihnen eine leere Personenmaske angezeigt, in der Sie die Basisdaten Ihrer gewerblichen Mitarbeiter eintragen können:
Abbildung 3: Formular zum Anlegen einer neuen Person
Ausfüllen der Daten
Füllen Sie mindestens alle Pflichtfelder – versehen mit einem roten Stern – aus.
Pflichtfelder sind:
- Vorname
- Nachname
- Geschlecht
- Nationalität
- Geburtsdatum
- Unternehmensstruktur (immer „Unternehmen“ verwenden, wenn Sie keine eigene Gliederung verwenden)
- Sozialversicherung, entweder Österreich oder ein anderes Land
Falls Sie zusätzliche Informationen benötigen, fahren Sie mit der Maus über das runde “i” Symbol an den Feldern:
Abbildung 4: Tooltip wird angezeigt, wenn die Maus auf dem „i“ Symbol verweilt
Foto
Bei Bestellung einer BauID-Karte brauchen Sie auch ein Foto der Person. Laden Sie mit Klick auf den Link unterhalb des grauen Feldes mit dem Piktogramm einer Person das Bild der Person hoch, dass dann auf der BauID-Karte angedruckt werden soll. Das Foto sollte ein Portraitfoto sein, wie es auch für Ausweisdokumente verwendet wird:
- Die kürzere Seite muss mindestens 500 Pixel lang sein
- Unterstützte Dateiformate: jpeg, jpg, png
- Dateigröße: 2 MB
- Das Gesicht füllt mindestens zwei Drittel des Bildes
- Gesicht ist zentriert, neutraler Gesichtsausdruck und scharfes Bild
- Monochromatischer Hintergrund (idealerweise Grau)
- Gleichmäßig beleuchtet
- Keine getönte Brille, oder Verdecken der Augen durch Brillenrahmen
- Keine Kopfbedeckung (außer aus religiösen Gründen)
E-Mail Adresse
Möchten Sie bei Bestellung einer BauID-Karte alle Informationen z.B. für die Identifikation direkt an die Person senden, dann tragen Sie hier die E-Mailadresse der Person ein.
Mobiltelefon
Die Mobilnummer ist nur für Ihre interne Verwendung relevant und wird innerhalb des BauID- Systems nicht zur Kommunikation verwendet.
Personalnummer
Um die Referenz für Ihr Personalmanagement zu hinterlegen, können Sie die Personalnummer Ihrer Arbeiter erfassen. Danach können Sie die Personen in der Personalübersicht nach der Personalnummer durchsuchen bzw. filtern.
Versand der BauID-Karte an Wohnadresse
Mit einem Klick auf den blauen Button Wohnadresse hinzufügen unterhalb des Fotos werden weitere Adressfelder eingeblendet. Tragen Sie hier die Wohnadresse der Person ein, wenn Sie die BauID-Karte direkt zur Person nach Hause und nicht z.B. an Ihre Firmenadresse senden möchten.
Anzeige der Daten
Die hier eingetragenen Daten werden für die Bestellung der BauID-Karte verwendet und die damit zusammenhängende automatisierte Kommunikation durch das BauID-System. Zum anderen werden die eingetragenen Daten in der Scan-App und der Kontroll-App (Kontrolle durch BUAK) nach dem Scan der BauID-Karte angezeigt. Der Baustellenleiter und die Prüfer erhalten nur beim Scan der Person auf einer Baustelle Zugriff auf die Personendetails:
Abbildung 5: Personendetail in der Scan-App nach Scan der BauID-Karte
Speichern der Person
Haben Sie alle notwendigen Daten eingetragen, klicken Sie auf den blauen Button Person erstellen in der unteren rechten Ecke des Formulars.
Die neu angelegte Person erscheint dann in der Personenliste in Ihrer Personenübersicht.
ABGRENZUNG ZU ANDEREN FUNKTIONEN
Möchten Sie einen weiteren Benutzeraccount zu Ihrer Firma anlegen, können Sie dies im Hauptmenü auf der linken Seite dieser Anwendung unter dem Punkt Benutzerrechte > Benutzer verwalten tun. Wenn Sie diesen nicht sehen, haben Sie nicht die notwendigen Bearbeitungsrechte, wenden Sie sich dann bitte an Ihren Unternehmensadministrator.
Benutzeraccounts erhalten Mitarbeiter Ihres Unternehmens, die sich im BauID-System anmelden können, um Baustellen und Personen zu verwalten. Hierzu steht eine eigene Anleitung zur Verfügung.