Erste Schritte im BauID-System
Nutzen Sie das BauID-System, um die Tätigkeiten Ihrer Mitarbeiter:innen auf Ihren eigenen und Fremdbaustellen zu verfolgen und die Kommunikation mit anderen Unternehmen und Ihren Subunternehmen zu optimieren.
Sind Sie neu im BauID-System registriert, gibt es einige Schritte, die für den Beginn sinnvoll sind. Im Weiteren finden Sie einige wichtige Aktionen, die Sie zu Beginn ausführen sollten. Zu jedem Schritt finden Sie auf der jeweiligen Seite unter dem Hilfe-Button, in der oberen rechten Ecke, weitere Detailanleitungen.
- Vervollständigen der Firmendaten
- Anlegen zusätzlicher Benutzer im BauID-System
- Baustellen anlegen
- später: BauID Guthabenkonto aufladen
- Personen anlegen
- BauID-Karten bestellen
- Identifikation der Personen
- Personen aus Drittstaaten zu Baustellen zuweisen
Vervollständigen der Firmendaten
Es ist wichtig, dass Sie die Unternehmensdaten im BauID-System aktuell halten. Bereits bei der Registrierung haben Sie einige Daten angegeben. Diese Daten und weitere Details können Sie im Menü unter Einstellungen > Unternehmenseinstellungen einsehen und bearbeiten.
Wichtig: Um Ihre Mitarbeiter auf Baustellen erfolgreich scannen zu können ist es notwendig, dass Ihre Dienstgebernummer korrekt hinterlegt ist. Dazu
Alle Rechnungen und Gutschriften werden an die Mailadresse geschickt, die im Tab Kontaktdaten im Block Ansprechperson angegeben ist. Möchten Sie die Belege an eine andere Person schicken, dann tragen Sie die E-Mail-Adresse der Person im Tab Kontaktdaten im Block Kontaktinformationen ein. Unabhängig davon können Belege im BauID-System von berechtigten Benutzer:innen heruntergeladen werden.
Um eine abweichende Rechnungsadresse eingeben zu können, müssen Sie zuerst das Kontrollkästchen abweichende Rechnungsadresse im Tab Kontaktdaten und Block Firmenadresse auswählen. Erst danach ist eine Eingabe der abweichenden Rechnungsadresse möglich.
Anlegen zusätzlicher Benutzer:innen für Ihr Unternehmen
Mit der Registrierung Ihres Unternehmens wurde die erste Nutzer:in für Ihr Unternehmen im BauID-System angelegt. Diese Benutzer:in ist auch der Unternehmensadministrator im BauID-System und hat Zugriff auf alle Seiten und Funktionen und kann zusätzliche Benutzer:innen anlegen.
Für weitere Mitarbeiter:innen können Sie zusätzliche Benutzeraccounts mit bestimmten Berechtigungen anlegen, um so die Verantwortlichkeiten aufzuteilen.
Baustellen anlegen
Als Auftraggeber der Baustelle können Sie Ihre Baustellen unter Baustellen > Baustellen verwalten anlegen, Subunternehmer einladen und deren Mitarbeiter:innen für die Arbeit auf der Baustelle freigeben.
Als Subunternehmer können Sie die Baustellendetails nach Annahme einer Baustelleneinladung einsehen.
später: BauID Guthabenkonto aufladen
Möchten Sie für Ihre im BauID-System angelegten Mitarbeiter:innen BauID-Karten bestellen, müssen Sie zunächst Ihr Guthaben aufladen. Nur mit einem positiven Guthaben können Sie Einkäufe tätigen.
Rufen Sie im Menü Abrechnung > Konto & Transaktionen auf, um Ihr Konto aufzuladen.
Personen anlegen
Um BauID-Karten für Ihre Mitarbeiter:innen zu bestellen, müssen Sie Ihre Mitarbeiter:innen zunächst als Personendatensatz anlegen. Zudem müssen Ihre Mitarbeiter:innen nach Bestellung der BauID-Karte einen Identifikationsprozess durchlaufen, um ihre Identität zu überprüfen.
Sie können Ihre Mitarbeiter:innen im Menü unter Personen > Personen verwalten entweder manuell oder per CSV-Import anlegen.